Formación
Salesforce
Tres días para convertir Salesforce en el sistema oficial de trabajo diario de Comercial, SAT e IT. Una org global, dos mercados con identidad propia, un mismo estándar Bellota de calidad.
Esta formación es práctica: cada bloque combina explicación, demo en vivo en vuestra org y ejercicio. Los chips rojos abren pantallas reales; el texto en amarillo marca las reglas que debéis recordar.
Anotad desde el primer minuto qué objetos o Record Types no veis: será material útil para IT en el Día 2.
Qué esperamos de estos tres días
No buscamos que “conocáis Salesforce”. Buscamos que lo uséis con confianza en vuestro día a día comercial y de servicio, con el Record Type de vuestro mercado.
- Entender por qué el CRM evita perder información entre visitas, zonas y turnos.
- Practicar altas, pipeline e intervenciones con datos reales de formación.
- Salir con un ritual semanal claro (pipeline viernes, SAT el mismo día).
- Saber cuándo pedir ayuda a IT sin improvisar duplicados.
- Una foto común de clientes, oportunidades y servicio.
- Mejor traspaso entre comerciales y entre comercial y SAT.
- Base limpia para integración con ERP y reporting de dirección.
- Orgullo de mercado: procesos SA y CEN visibles y bien hechos.
Facilitador, sala y Salesforce en paralelo
La diapositiva explica el porqué y el cómo. Salesforce es donde lo practicáis. Si solo miráis la pantalla del proyector, os perderéis la mitad del valor.
Leed el párrafo lead completo. Los highlights en amarillo son reglas de oro: Record Type, próximo paso, una sola cuenta limpia…
Pulsad los chips rojos. Se abren en pestaña nueva sobre bellota.lightning.force.com. Debéis estar logueados con vuestro usuario.
En los ejercicios trabajáis en parejas SA↔CEN cuando sea posible. IT circula para desbloquear permisos, no para hacer el trabajo por vosotros.
← → o Espacio navegan · O abre el índice · F pantalla completa · pestañas superiores saltan de día · swipe en tablet.
Cómo sabremos que la formación funcionó
En 30 días queremos ver forecast vivo en Salesforce e intervenciones SA/CEN en marcha. Esa será la prueba del éxito — no solo que “gustó” en sala.
- Comercial registra el ciclo completo (cuenta → oportunidad → pedido) con RT de su mercado y campos SA_* o CE_* rellenos.
- SAT abre y cierra intervenciones eligiendo con claridad el RT SA o Centro.
- IT de cada mercado asume el soporte N1 (≤48 h), publica guía de RT, FAQs IT, paneles y runbook; coordina con otros mercados / Marketing global si el cambio es transversal; el partner solo en última instancia.
- Hay dueños nominados por proceso y una fecha de revisión a +30 días en el calendario.
- WhatsApp y Excel siguen siendo apoyo, no el sistema de verdad del negocio.
Tres jornadas, un mismo hilo
Cada día sigue el ritmo explicación → demo → práctica → debrief. Os dejamos margen para café y para dudas reales de vuestra cartera.
Comercial
Valor del CRM, org y Record Types, alta de cuentas SA/CEN con checklist, contactos y duplicados, ritual diario, pipeline y funnel, oportunidades, pedidos y pricing CEN, trade SA (PDV/Exhibidor), ejercicio de caso completo y compromisos del viernes.
SAT e IT
Activar SAT en SA/CEN, flujo Asset→Intervención→Actividad, SLA, práctica de apertura/cierre, gobierno IT, modelo de soporte (N1 mercado → coordinación → partner), integraciones, paneles MVP y runbook.
Repaso y roleplay
Mapa mental, quiz, cuatro roleplays largos con puntuación, casos reales, plan 30 días, KPIs y firma de compromisos por rol.
Una org Bellota, tres lógicas de mercado
Trabajáis en bellota.my.salesforce.com (Lightning). No hay org separada para Colombia o México. La identidad de mercado se expresa con Record Types + campos SA_* / CE_* y con metadata de integración.
SA - Distribuidores, SA - PDV, SA - Inactivos. Zonas Colombia y países vecinos, tipos ferretero/agropunto, código LX, rutas, Dist. PDV y exhibidores. Ya tenéis músculo digital en canal.
Centro y Centro - Nuevo cliente. Crédito, autorizaciones, categoría, zona MX, bundles y grupos de cuentas. Ya trabajáis pricing y facturas Centro con solidez.
Misma org Bellota. Procesos maduros de servicio y presupuesto que SA y CEN pueden adaptar a su mercado sin perder identidad.
Enseñad que cada RT cambia layouts y campos visibles: es la razón de elegir bien desde el alta.
Palabras que vamos a repetir tres días
Si domináis este vocabulario, las demos se entienden a la primera.
| Término | Qué significa aquí |
|---|---|
| Record Type (RT) | “Tipo” de registro que define pantallas, campos y a veces integración. En Account: SA-PDV, Centro, etc. |
| Pipeline / Funnel | Conjunto de oportunidades por etapa hasta el pedido/factura. |
| Próximo paso | Acción concreta + fecha en la oportunidad (llamar, visitar, enviar oferta…). |
| Intervención | Orden de servicio/reparación en el módulo SAT. |
| Asset | Equipo / máquina con nº de serie que ancla el histórico. |
| SA_* / CE_* | Campos específicos Suramérica o Centro (México). |
Comercial
Objetivo del día: que nadie salga sin saber crear una cuenta con el RT correcto, dejar un contacto útil, mantener pipeline con próximo paso y entender pedidos/pricing de su mercado.
Valor + org + RT
Altas SA / CEN
Contactos + ritual
Comida
Pipeline y opp
Pedidos y trade
Ejercicio + cierre
Por qué Salesforce en el comercial Bellota
Salesforce no es “otro reporte más”. Es el único sitio donde dirección, comercial y servicio ven la misma verdad sobre el cliente. Si el dato vive solo en chats, el conocimiento se vuelve personal e intransferible.
- El forecast de fin de mes se improvisa y cada uno trae su versión.
- Un PDV visitado sin historial obliga al siguiente comercial a empezar de cero.
- Los descuentos “de palabra” no se pueden explicar en una auditoría.
- SAT repara sin que Comercial vea el dolor del cliente en la ficha.
- Pipeline visible para SA y CEN con el mismo lenguaje de etapas.
- Cuenta = historial comercial + servicio + condiciones.
- Reunión semanal de 10–15 minutos con datos vivos.
- Base limpia para que la integración ERP no falle por RT incorrecto.
Regla de oro: si no está en Salesforce, no está en el negocio oficial — ni en el forecast, ni en el traspaso de zona.
Partís con músculo: vamos a potenciarlo
Hay 38 usuarios SA y 35 CEN activos: base sólida. SA ya destaca en PDV; CEN en pricing y facturas. Esta formación suma pipeline disciplinado y SAT a lo que ya hacéis bien.
Distribuidores del PDV creados de forma masiva por el equipo Colombia: es relación PDV↔distribuidor viva. Exhibidor tuvo mucho uso histórico; si sigue en el playbook de trade, esta es la semana para reactivarlo con criterio.
Facturas Centro, Producto Bundle y Grupo de cuentas ya los usan perfiles México, junto al motor BlueP. Comercial debe saber cuándo aplicarlos en la negociación, no solo que “existen en el menú”.
Pregunta en sala: ¿quién ha creado o tocado registros aquí en el último mes? Levantad la mano — es vuestra evidencia de adopción.
Elegir el RT correcto es elegir bien el camino
El Record Type no es un “dato más”. Define pantallas, campos visibles, procesos e integración. Elegir el RT de vuestro mercado asegura zona, checklist e integración correctos desde el primer minuto.
- SA - Distribuidores — mayoristas / canal que abastece PDV.
- SA - PDV — punto de venta visitado por el equipo comercial.
- SA - Inactivos — para no mezclar operativos con históricos.
Campos estrella: SA_Zona, SA_Tipo, Id externo LX, ruta, portafolio.
- Centro — cliente ya operativo.
- Centro - Nuevo cliente — onboarding, docs y crédito.
Campos estrella: CE_Zona, categoría, mercado, límite de crédito, autorizaciones asesor→gerente→director.
Demo estrella del día: dos altas a la vez. Pedid a la sala que diga en voz alta qué campos cambian.
¿Qué pasa si elijo mal el Record Type?
No es un drama moral: es un atasco operativo. Se puede corregir con IT, pero cuesta tiempo. Mejor acertar en el alta.
- No aparece SA_Zona o CE_Zona en pantalla.
- El layout “parece de otro país”.
- La integración de pedido/factura no mapea bien.
- Los reportes de zona quedan a cero.
- Parar y verificar el RT antes de seguir rellenando.
- Si ya se creó mal: ticket a IT (cambio controlado).
- No clonar la cuenta “para que funcione”.
- Documentar el caso: mejora la guía del equipo.
Cuenta Suramérica bien hecha
Si completáis zona y tipo de negocio, la cuenta rinde en reporting y rutas. Ese checklist hace visible vuestro trabajo ante jefatura.
- Record Type = Distribuidores o PDV.
- SA_Zona (Antioquia, Bogotá, Costa, Valle, países vecinos…).
- SA_Tipo (Ferretero, PDV Distribuidor, Agropunto…).
- Id_Externo_SA / LX si ya existe en el sistema legado.
- Alias / nombre comercial legible en campo.
- Contacto PDV y ruta comercial cuando aplique.
- Portafolio Bellota alineado a lo que realmente compra.
- Divisa COP cuando el negocio sea local.
Cada comercial SA completa una cuenta real autorizada o de entorno de formación.
Cuenta México bien hecha
En CEN el acelerador (y a veces el freno) es el crédito y las autorizaciones. Completar CE_* es lo que permite negociar con respaldo.
- RT Centro o Centro - Nuevo cliente.
- CE_Zona + categoría / segmento.
- CE_Mercado (Nacional, Export, Filiales…).
- Límite de crédito y documentos (IFE, estados financieros).
- Cadena de autorización: asesor → gerente zona → director.
- Código y nombre de asesor comercial.
- Colonia y datos fiscales coherentes con RFC.
- Divisa MXN.
Recorred el layout de Nuevo cliente en voz alta: ¿quién firma cada autorización en vuestra zona?
Antes de crear: buscar duplicados
El duplicado parte el histórico y complica la integración. Cinco minutos de búsqueda ahorran semanas de limpieza — y evitan que dos comerciales peleen el mismo cliente sin saberlo.
- Razón social y nombre comercial.
- NIT (SA) / RFC (CEN).
- Ciudad + zona.
- Código LX / Id externo si existe.
- Trabajad sobre esa ficha.
- Pedid ownership o acceso a IT si hace falta.
- Actualizad contacto y datos vivos.
- Abrid la oportunidad sobre la cuenta correcta.
Demo: enseñad un posible duplicado (anonimizad datos sensibles en proyector) y el criterio de decisión.
Quién decide y quién paga
La cuenta es la empresa; el contacto es quién decide y quién paga. Un nombre y cargo claros hacen el seguimiento más humano y efectivo que un “ventas@…” genérico.
- Dueño / comprador con cargo.
- Responsable de mostrador (PDV).
- Contacto de cobranza (especialmente CEN).
- Email y móvil verificados en la visita.
- RT de contacto alineado al mercado cuando aplique.
- Contactos genéricos sin nombre de persona.
- El mismo contacto duplicado por cada vendedor.
- Datos de hace años sin validar en la última visita.
Mejor práctica: crear el contacto desde la cuenta relacionada, no suelto.
Solo 20 minutos de Salesforce al día
La adopción no pide horas extras: pide constancia corta. Si cada comercial hace este bloque, el viernes el pipeline está listo sin drama.
- 5 min · Hoy — Revisar tareas y próximos pasos con fecha de hoy/mañana.
- 5 min · Ayer — Actualizar etapa e importe de las oportunidades tocadas.
- 5 min · Visita — Dejar nota en cuenta/opp (el chat no sustituye el registro).
- 5 min · Mercado — SA: Dist PDV/Exhibidor · CEN: crédito, bundle o grupo si movisteis precio.
El móvil ayuda; Salesforce consolida
Nadie pide dejar de usar WhatsApp con el cliente. Pedimos que lo acordado termine en la ficha el mismo día: si solo quedó en el chat, el equipo no puede ayudarte mañana.
- Coordinar visita y confirmar horario.
- Enviar foto de lineal o exhibidor.
- Recordatorio rápido de entrega.
- Nota en cuenta u oportunidad.
- Próximo paso con fecha.
- Actualizar Dist. PDV / Exhibidor / condición si aplica.
Café 15 minutos
Dejad Salesforce abierto en vuestra lista de cuentas. A la vuelta: pipeline y funnel. Traed a la cabeza tres negocios reales (sin cifras confidenciales en voz alta si no corresponde).
Del interés a la caja, sin agujeros
El pipeline es la foto de todo lo que puede convertirse en ingreso. Con dueño, fecha y próximo paso, cada etapa alimenta un forecast en el que podéis confiar.
En la reunión semanal no se “comenta la semana”: se recorre el funnel. Cada salto de etapa debe dejar rastro en Salesforce el mismo día.
Compromiso de equipo: cero oportunidades sin próximo paso con fecha.
Guion del jefe de ventas (10 minutos cronometrados)
Estas cuatro preguntas bastan si los datos están en SF. Si el KAM no puede responder mirando la pantalla, faltan datos — y se completan ahí mismo.
| Pregunta | Dónde mirar | Qué decidir |
|---|---|---|
| ¿Qué oportunidades nuevas entraron? | Filtro por fecha de creación / zona | ¿Hay desequilibrio entre territorios? |
| ¿Qué lleva más de 14 días sin movimiento? | Lista sin actividad reciente | Llamar, visitar o cerrar la opp con aprendizaje |
| ¿Cómo va el win rate por tipo de cuenta? | PDV vs Dist / Nuevo vs Centro | Ajustar oferta o foco comercial |
| ¿Qué hay en Commit este mes? | Etapas Commit / Best Case | Promesa realista a dirección |
Una oportunidad = un negocio concreto
No es un cajón de “clientes que algún día comprarán”. Es un compromiso acotado: importe, fecha, etapa y siguiente acción.
- Cuenta con RT correcto
- Importe estimado
- Fecha de cierre realista
- Etapa actual
- Propietario claro
- Próximo paso + fecha
- Familias Bellota en juego
- Notas de visita en la opp
- Competencia identificada
- Probabilidad honestamente ajustada
- Opp eterna sin tocar
- Sin importe “porque aún no sé”
- Duplicar la misma opp por vendedor
- Marcar Ganada sin pedido / compromiso
Cómo hablar del pipeline en el pasillo
Traducid jerga Salesforce a lenguaje de equipo. Así la reunión semanal se siente natural.
| En la calle se dice… | En Salesforce queda… |
|---|---|
| “Le estoy entrando, aún no hay oferta” | Etapa temprana + próximo paso: visita/llamada |
| “Ya pidió cotización” | Propuesta / negociación + importe |
| “Me dijo que sí, falta pedido” | Commit + fecha de cierre cercana |
| “Se enfrió / se fue a la competencia” | Cerrada perdida + motivo |
| “Ya salió el pedido” | Cerrada ganada + vínculo a pedido/condición |
De la oportunidad al compromiso formal
El pedido y las condiciones deben colgar de la cuenta correcta de mercado. Un RT bien elegido evita sustos de integración después de haber cerrado con el cliente.
- Validar Record Type de la cuenta.
- Aplicar condición / descuento solo si está autorizado.
- Confirmar familias y disponibilidad.
- Registrar pedido y dejar seguimiento.
- Relacionar mentalmente (y en SF) con la opp cerrada.
Producto Bundle, Grupo de Cuentas y BlueP ya se usan en México. Forman parte del discurso comercial cuando negociáis volumen o descuento estructural: conoced cuándo aplicarlos.
PDV, distribuidores y exhibidores
En Colombia el músculo digital ya está en el canal. La formación refuerza lo que escala (Dist. PDV) y reactiva con criterio lo que sigue en el playbook (Exhibidor).
Distribuidores del PDV
~1.938 registros. Casi todo creado por usuarios col.bellota.com. Es la relación que evita visitas a ciegas: PDV ↔ distribuidor.
Exhibidor
~1.039. Si el exhibidor sigue siendo parte del proceso comercial, medidlo otra vez semanalmente. Si no, decidid con jefatura archivarlo.
Cartera
Carga histórica 2019. Con IT: ¿objeto vivo o archivo? Mejor una decisión clara que un limbo.
Caso completo comercial
25 minutos de trabajo individual + 15 de auditoría cruzada SA↔CEN + 5 de plenario. El entregable es una cuenta usable en forecast, no una ficha a medias.
- Crear o completar una Cuenta con el Record Type de vuestro mercado y checklist SA_* o CE_*.
- Añadir un Contacto con nombre, cargo y teléfono/email.
- Crear una Oportunidad con importe, fecha de cierre y próximo paso fechado.
- SA: alta Dist. PDV o Exhibidor · CEN: abrir un Bundle o Grupo y explicar cuándo lo usaríais.
- En pareja: el compañero del otro mercado audita con el checklist y anota aciertos + mejoras.
Qué aprendimos en la práctica
Si en el ejercicio salieron RT a corregir u opp sin próximo paso, mejor aquí que el viernes con dirección. Eso es aprendizaje, no fracaso.
- Confirmar siempre el RT SA o Centro al crear.
- Zona / categoría no se dejan “para luego”.
- Toda opp nace con próximo paso fechado.
- Buscar antes de crear evita duplicados.
- Pipeline actualizado antes del viernes.
- Checklist RT obligatorio en altas.
- Dudas de pantalla → cola IT, con captura.
Compromisos Comercial (leer en voz alta)
- Actualizo mi pipeline completo antes del cierre del viernes.
- Toda cuenta nueva lleva Record Type y campos de mercado.
- Ninguna oportunidad mía queda sin próximo paso con fecha.
- SA: en visitas dejo Dist. PDV / Exhibidor al día.
- CEN: no comprometo precio sin crédito/autorización visible en la cuenta.
Mañana: SAT e IT. Traed un caso real de servicio o un “quiero registrar esto y no veo la pantalla…” — lo resolvemos en equipo.
SAT e IT
Mañana: activar SAT en SA y CEN con práctica real. Tarde: IT — gobierno, modelo de soporte N1 por mercado, integración y paneles.
Oportunidad SAT
Flujo completo
Práctica
Comida
Gobierno + soporte
Integración
Paneles + cierre
SAT listo para SA y CEN: es vuestro momento
La buena noticia: los Record Types SA y Centro ya están preparados. No hace falta inventar el proceso — solo activarlo con vuestro equipo. Centro ya ha empezado; SA puede sumarse con la misma calidad.
| Capacidad | SA | CEN | Cómo lo vamos a usar |
|---|---|---|---|
| Intervenciones | RT SA listo | RT Centro listo | Registrar cada reparación en el mercado correcto |
| Actividades | Listo para arrancar | Ya en uso | Dejar el detalle que enseña al equipo |
| Assets / nº serie | Listo | Listo | Anclar el histórico al equipo |
| Tipos / factura servicio | Listo | Listo | Misma calidad Bellota en ambos mercados |
Objetivo: que SA y CEN lideren su propio estándar SAT con orgullo de mercado y el mismo nivel de calidad Bellota.
Filtrad por RT SA y Centro. Celebrad lo ya iniciado en CEN y abrid juntos los primeros registros SA.
Beneficio directo para SAT y para Comercial
Una intervención bien registrada no es burocracia: es memoria del equipo y señal para quien vende.
- Sabéis qué se hizo la última vez en esa máquina.
- Repuestos y tiempos quedan para estimar mejor.
- El siguiente técnico no empieza a ciegas.
- Ven el servicio en la ficha del cliente.
- Pueden anticipar una visita o una oferta de repuestos.
- El cliente percibe seguimiento profesional Bellota.
De la máquina al cierre
El flujo Bellota de servicio ya está probado. En SA y CEN lo hacéis con vuestra identidad de mercado (RT SA o Centro) y con el mismo rigor.
Si registráis la reparación el mismo día, Comercial ve el servicio en la cuenta y el cliente percibe seguimiento.
El equipo es el ancla del histórico
Sin Asset, cada reparación empieza de cero. El número de serie es el hilo conductor del servicio.
- Nº serie
- Cuenta / distribuidor
- RT SA o Centro
- Modelo / producto
- Estado del activo
- Historial de reparaciones
- Seguimiento de garantía
- Repuestos frecuentes
- Vínculo claro con la intervención
Checklist al abrir una intervención
Dedicad dos minutos extra a los datos de cabecera: abrís limpio y el resto del flujo fluye.
- RT = SA o Centro — histórico en vuestro mercado.
- Cuenta / distribuidor correcto.
- Asset vinculado o Nº serie SAT informado.
- Modelo a reparar legible.
- Fecha de apertura real.
- Usuario final + teléfono / email.
- Observación inicial: síntoma claro, sin novela.
Checklist al cerrar
Al cerrar con actividades, tiempos y costes, dejáis un histórico útil para formación, repuestos y el siguiente técnico.
- Al menos dos actividades (diagnóstico + sustitución/prueba).
- Tiempo de mano de obra.
- Coste de repuestos si hubo piezas.
- Estado de aprobación coherente.
- Fecha de cierre.
- Nota final útil (“qué mirar primero la próxima vez”).
Abrid un ejemplo completo de flujo como plantilla práctica para SA/CEN.
Borrador de tiempos (validar con dirección SAT)
Registrar en Salesforce permite medir y mejorar. Estos umbrales son propuesta de trabajo para los próximos 30 días.
| Prioridad | Abrir en SF | 1ª actualización | Cierre objetivo |
|---|---|---|---|
| Crítica (máquina parada) | < 2 horas | Mismo día | 48–72 h |
| Alta | < 4 horas | 24 h | 5 días laborables |
| Normal | < 1 día | 48 h | 10 días laborables |
Reparación guiada de punta a punta
Pareja técnico + IT. IT acompaña para asegurar que RT y permisos estén listos — sois un equipo.
- Crear o reutilizar un Asset con nº de serie de prueba y RT de mercado.
- Abrir Intervención eligiendo RT SA o Centro.
- Registrar 2 actividades realizadas con tiempo.
- Completar costes y cerrar con fecha.
- IT valida assignment de RT del perfil; si falta, documenta el ajuste en 3 pasos.
Pausa
Por la tarde: IT. Traed ejemplos de “no me aparece el Record Type”, pedidos que cuestan bajar al ERP, o ideas de panel que os gustaría ver cada lunes.
IT como garante del sistema de verdad
Sin gobierno, Comercial y SAT improvisan. El rol de IT en esta adopción es habilitar + medir + acompañar — y el soporte N1 de su mercado.
- Usuarios, perfiles, permission sets
- Record Types visibles por perfil
- Sharing entre mercados
- Campos required por RT
- RecordType__mdt SA ↔ Centro
- Cuenta, Pedido, Factura, Producto
- Lectura de Log__c
- Criterio de reproceso
- IT del mercado dueño del ticket
- Cola Comercial/SAT del mercado
- Duplicados y paneles
- Micro-formaciones semanales
Cómo se gestiona el soporte Salesforce
Una org global, pero el primer nivel es del mercado. Así se resuelve rápido y se protege lo que afecta a todos.
IT de SA o de CEN es dueño del ticket de su Comercial/SAT: login, RT, permisos, duplicados locales, paneles del mercado, incidencias de dato e integración de su zona.
SLA: ≤48 h en N1.
Si la actuación toca otros mercados (perfiles globales, sharing, RT compartidos, mapping, flujos, Validation Rules, layouts comunes…): se comparte y coordina con IT del resto de mercados y con Marketing global antes de tocar producción.
Solo cuando N1 + coordinación no bastan: incidencias de plataforma, bugs de producto, cambios de arquitectura o despliegues que requieran el partner. El ticket llega documentado (qué se intentó, impacto, mercados afectados).
Regla: no saltéis al partner por un “no me aparece el RT” o un permiso de mercado. Eso lo resuelve IT local con la guía FAQs.
Checklist IT de 5 minutos
La mayoría de tickets de adopción se resuelven con esta secuencia. Pegadla en la cola N1.
- ¿Perfil / permission set correcto?
- ¿Record Type asignado a ese perfil?
- ¿Page layout del RT con campos de mercado?
- ¿OWD / sharing / rol permiten ver el registro?
- ¿La app aparece en el App Launcher?
El mapping SA/CEN ya está pensado: hay que respetarlo
La metadata define paridad Cuenta, Pedido, Factura, Producto y listas de precios. Si el alta nace con el RT correcto, la integración tiene medio camino hecho.
| Objeto | Lado SA | Lado Centro |
|---|---|---|
| Cuenta | Cuenta_SA | Cuenta_Centro |
| Pedido / línea | Pedido_SA | Pedido_Centro |
| Factura / línea | Factura_SA | Factura_Centro |
| Producto / LP | Producto_SA | Producto_Centro |
Secuencia de soporte: 1) RT del registro 2) Log 3) reprocesar o corregir — siempre sobre la cuenta existente.
Plantilla de incidencia (rellenar en sala)
El mejor hábito: una sola cuenta limpia — corregir RT o reprocesar, no duplicar.
| Paso | Acción | Dueño |
|---|---|---|
| 1 | Capturar Id, objeto, hora y síntoma. | Comercial / SAT |
| 2 | Verificar Record Type vs mapping. | IT del mercado (N1) |
| 3 | Revisar Log__c / middleware. | IT del mercado (N1) |
| 4 | Corregir dato o reprocesar (si solo afecta al mercado). | IT del mercado (N1) |
| 5 | Si el fix toca mapping/RT/reglas globales → coordinar. | IT mercados + Marketing global |
| 6 | Solo si bloquea y no hay fix interno → partner. | IT mercado (escalado documentado) |
| 7 | Confirmar en ERP y cerrar ticket. | IT mercado + solicitante |
El partner no es el primer teléfono: es el último escalón cuando N1 y la coordinación entre mercados ya están hechos.
Dato limpio = equipo más rápido
Cada licencia sin uso es coste. Cada duplicado resta claridad. IT lidera la higiene; negocio valida.
- Buscar duplicado antes de crear.
- Cambios de mercado con ticket IT.
- SA_* en RT SA · CE_* en RT Centro.
- Revisar usuarios SA/CEN sin login en 30 días: reactivar formación o liberar licencia.
Una pantalla que se abre cada lunes
No hace falta un centro de BI. Hace falta visibilidad semanal para Comercial y SAT.
- Pipeline por etapa y zona
- Altas de cuenta últimos 30 días
- PDV sin visita / exhibidor (SA)
- Forecast del mes (Commit)
- Intervenciones abiertas vs SLA
- Cerradas por técnico / semana
- Coste medio por modelo
- Assets sin intervención reciente
Incidencias que más os van a llegar
Estas son las peticiones habituales de Comercial y SAT. En sala practicamos el diagnóstico; el detalle completo está en la guía IT con enlaces a Setup.
- No aparece el Record Type SA/Centro
- No puedo entrar / usuario bloqueado
- No veo el objeto o la app
- Pedido/factura no baja al ERP
- Cuenta duplicada o RT incorrecto
Usuario + mercado + qué quería hacer + qué ve (o no) + Id + captura + hora → IT del mercado. Transversal = coordinación; partner solo al final.
Dejad esta página en favoritos del equipo IT SA/CEN.
«No me aparece el RT SA / Centro»
Es la incidencia nº 1 en adopción. Casi siempre es assignment al perfil o al permission set — no un bug de Salesforce.
- ¿El RT está Active en Object Manager?
- ¿Está asignado al perfil del usuario?
- ¿Hay Permission Set que lo aporte?
- ¿Layout del RT asignado?
Usuario cierra sesión o hard refresh, vuelve a pulsar Nuevo y debe ver el selector SA o Centro.
Login, altas y licencias
Tres operaciones que IT hace cada semana. Enlazad cada una a la ficha del FAQ para los pasos y pantallas.
«No veo el objeto / la app / los registros»
Tres capas distintas: permiso de objeto, pestaña/app y sharing. Diagnosticad en ese orden.
Duplicados, RT incorrecto y ERP
Regla de oro: una sola cuenta limpia. Corregir y reprocesar — no clonar “para que pase”.
Elegir maestra (LX/RFC/NIT) → merge o archivar secundaria → Duplicate Rules.
Change Record Type controlado + completar SA_* / CE_* + avisar sync.
Id + RT vs mapping + Log__c → corregir/reprocesar → confirmar ERP.
Intervenciones, assets y paneles
Cuando SAT o jefatura llamen, estas tres fichas cubren el 80% de los casos restantes.
Ejercicio sugerido (10 min): cada IT abre un FAQ, lo explica al grupo y abre la pantalla de Setup correspondiente.
Compromisos SAT e IT
- Toda reparación entra en Salesforce el mismo día.
- Elegimos RT de nuestro mercado.
- Cerramos con actividades y costes.
- N1 del mercado: dueño del soporte local (≤48 h).
- Cambios transversales: coordinar con IT otros mercados + Marketing global.
- Partner solo en última instancia, con ticket documentado.
- Guía RT + FAQs IT + paneles + runbook vivos.
Mañana: roleplays. Traed casos reales (sin datos personales sensibles en proyector).
Repaso y roleplays
Pasar del “lo entendí” al lo hago con soltura. Puntuamos, aprendemos en voz alta y firmamos el plan a 30 días.
Repaso + quiz
Roleplay alta
Roleplay pipeline
Roleplay SAT
Comida
Roleplay integración
Plan 30 días
Firma y cierre
Cada uno abre su mundo
Sin pantallas abiertas, el roleplay se queda corto. Abrid ya vuestras listas reales.
Cuentas SA + Dist PDV + 3 opp en mente
Cuentas Centro + Bundle/Grupo + factura reciente
Intervenciones + usuarios + panel borrador
Todo el programa en tres frases
Si podéis repetir esto sin mirar la slide, el mensaje ha entrado.
RT Distribuidores/PDV → zona y tipo SA_* → vínculo Dist. PDV → oportunidad con próximo paso → pedido.
RT Centro/Nuevo → crédito y autorizaciones CE_* → bundle/grupo si hay precio → oportunidad → factura.
Asset → Intervención con RT de mercado → Actividades con tiempo/coste → Cierre visible para Comercial.
Verdadero o falso — levantad la mano
Cada respuesta “falso” se cierra diciendo la regla correcta en voz alta.
1. Puedo usar cualquier RT para un PDV en Colombia. Falso → RT SA-PDV.
2. Sin próximo paso, la opp alimenta bien el forecast. Falso
3. SAT SA elige RT SA en Intervención. Verdadero
4. Centro - Nuevo cliente es onboarding de crédito. Verdadero
5. Los campos CE_* aplican a cuentas SA. Falso
6. El forecast oficial sale del pipeline en SF. Verdadero
7. Cambiar de mercado de una cuenta requiere criterio IT. Verdadero
8. Exhibidor puede formar parte del proceso SA. Verdadero
Cómo evaluar cada roleplay (0–2)
Observadores puntúan en silencio. El debrief celebra aciertos y propone un ajuste concreto.
| Criterio | 0 | 1 | 2 |
|---|---|---|---|
| Record Type correcto | A ajustar | Corregido en el intento | OK a la primera |
| Campos de mercado | <50% | 50–80% | ≥80% checklist |
| Próximo paso / cierre | No hay | Vago | Claro con fecha |
| Uso de Salesforce | Fuera | Mixto | Todo en SF |
Alta de cliente nuevo
Mitad SA, mitad CEN. Después, auditoría cruzada con el checklist del otro mercado.
Un ferretero en Valle quiere ser PDV. Dadlo de alta con RT correcto, zona, tipo y contacto con cargo. Explicad qué campos no pueden faltar antes de la siguiente visita.
Un cliente nuevo pide crédito. Usad RT Nuevo cliente, docs CE_* y narrad la ruta asesor → gerente → director. Sin eso, no hay compromiso de precio.
Pipeline semanal bajo reloj
10 minutos. El jefe pregunta con el funnel; el KAM corrige en vivo. Observadores anotan muletillas (“luego lo subo”).
SAT en campo + soporte IT
Dos escenarios en paralelo. IT deja un procedimiento escrito de 3 pasos para “no veo el RT”.
Máquina con nº serie. Intervención con RT de mercado, diagnóstico + pieza, tiempos/costes y cierre.
El técnico no ve el RT. Diagnosticad perfil y assignment. Guidadle; no hagáis el registro por él.
Incidencia de integración (mismo equipo)
Comercial e IT juntos. Éxito = diagnosticar y cuidar la cuenta existente.
Un pedido CEN no baja al ERP. Comercial muestra cuenta y RT. IT del mercado valida mapping, revisa Log y decide: reprocesar o corregir. Si el fix es transversal, coordina con IT de otros mercados y Marketing global; solo entonces, si hace falta, escala al partner. Criterio: cuidar la cuenta existente.
Elegid 2 para plenario
El resto entra al backlog de 30 días con dueño.
- Caso A: PDV sin distribuidor vinculado
- Caso B: Nuevo cliente CEN a la espera de crédito
- Caso C: Intervención abierta sin actividad reciente
- Caso D: Pedido que no aparece en ERP
- Caso E: Usuario sin login 60 días — plan de reactivación
Adopción medible semana a semana
La revisión con dirección SA/CEN queda anclada a +30 días.
| Semana | Comercial | SAT | IT |
|---|---|---|---|
| 1 | 100% pipeline actualizado | Refuerzo guiado | Paneles en producción |
| 2 | Altas con checklist RT | Oleada de intervenciones reales | Limpieza top duplicados |
| 3 | Forecast solo con Salesforce | Medir SLA de apertura | Runbook usado en un ticket real |
| 4 | KPI por zona en reunión | Meta mensual acordada | Ajuste de perfiles según feedback |
Indicadores que demuestran progreso
Si un KPI no se mira en la reunión quincenal, no empuja el hábito. Elegid pocos y miradlos siempre.
Compromisos con nombre
Completad en sala. Foto al final; copia a dirección SA y CEN.
| Rol | Nombre | Compromiso 30 días | KPI |
|---|---|---|---|
| Comercial SA | Pipeline cada viernes | ≥90% next step | |
| Comercial CEN | Altas con CE_* | 100% RT OK | |
| SAT SA/CEN | Intervenciones en SF | >0 / semana | |
| IT mercado | N1 local + coordinación transversal; partner solo si hace falta | ≤48h N1 |
Favoritos para el día a día
Guardad esta diapositiva. Cada chip abre Lightning Bellota. IT: usad también la guía de FAQs e incidencias.
Un día de visita SA, paso a paso
Así se ve un día bien cerrado en Salesforce. No es teoría: es el mínimo viable que hace visible vuestro trabajo.
- Antes de salir — Revisáis 3 PDV en la ruta, abrís Dist. PDV y el próximo paso de ayer.
- En el PDV — Confirmáis contacto, tomáis nota de lineal/competencia (foto al chat si queréis).
- En el coche / al final — Nota en cuenta, actualizáis Dist. PDV o Exhibidor, creáis/actualizáis opp con próximo paso.
- Viernes — Pipeline listo: el jefe solo pregunta; vosotros respondéis mirando SF.
Un alta CEN “Nuevo cliente”, narrada
El valor no es rellenar pantallas: es dejar el crédito y la autorización listos para que la venta no se frene después.
- Buscar RFC / razón social (evitar duplicado).
- Crear con RT Centro - Nuevo cliente.
- Completar CE_Zona, categoría, mercado, docs.
- Registrar límite solicitado y cadena de autorización.
- Cuando aprueben: pasar a operativa Centro y abrir opp.
Que el proceso en Salesforce es el mismo que usa Bellota para dar seguimiento a crédito y entregas: transparencia, no burocracia de más.
Cómo leer Commit sin engañaros
Commit no es “ojalá”. Es lo que estáis dispuestos a defender ante dirección con datos en pantalla.
Puede entrar si se desbloquea un supuesto (crédito, stock, visita clave).
Tiene próximo paso claro, fecha cercana e importe razonable. Lo firmaríais.
Necesita nutrición: no inflar Commit “para que el número se vea bien”.
Truco de sala: si no podéis explicar el próximo paso en una frase, aún no es Commit.
De la llamada al cierre (ejemplo narrado)
Seguid esta historia en Salesforce mientras el facilitador la cuenta. Es el guion mental del técnico.
- Llamada / visita — Anotáis síntoma y nº de serie.
- Asset — Lo encontráis o lo creáis con RT de mercado.
- Intervención — Abrís con RT SA o Centro, vinculáis cuenta y asset.
- En taller / campo — Actividad de diagnóstico + actividad de pieza/prueba.
- Cierre — Tiempos, costes, nota útil; Comercial ya puede verlo en la cuenta.
Qué hace “buena” una intervención
No hace falta escribir una novela. Hace falta que el siguiente técnico entienda en 30 segundos qué pasó.
“Vibración en cabezal. Sustituido rodamiento X. Probado 10 min OK. Revisar grasa en 90 días.”
“Se arregló.” / “Cliente contento.” / “Ver WhatsApp.” — no deja aprendizaje ni histórico.
Cómo pedir ayuda sin fricción
Primero IT de vuestro mercado. Ellos resuelven el N1; si el tema es transversal, lo coordinan ellos. No escribáis al partner directamente.
- Quién soy / perfil / mercado (SA o CEN)
- Qué quería hacer
- Qué veo (o no veo)
- Id registro / enlace
- Captura de pantalla
- 1 · Ticket a IT del mercado
- 2 · IT coordina con otros mercados / Marketing global si hace falta
- 3 · Partner solo si IT lo escala (última instancia)
- No recrear la cuenta mientras tanto
Consejos para quien lidera el roleplay
El objetivo no es pillar a nadie: es practicar en seguro lo que luego haréis con clientes reales.
- Cronometrad de verdad: la presión amable enseña más que la charla larga.
- Celebrad en voz alta el primer RT bien elegido y el primer próximo paso fechado.
- Si hay bloqueo técnico, IT lo resuelve en paralelo sin parar al grupo.
- Cerrad cada roleplay con “un aprendizaje / un compromiso”.
Los primeros 7 días (micro-plan)
No esperéis al día 30. La inercia se gana la primera semana.
| Día | Comercial | SAT | IT |
|---|---|---|---|
| 1–2 | Limpiar pipeline propio | 1 intervención real | Publicar paneles |
| 3–4 | 2 altas con checklist | Cerrar con actividades | Resolver tickets RT |
| 5 | Reunión funnel 10 min | Revisar abiertas | Compartir runbook |
| 6–7 | Feedback a IT | Feedback a IT | Ajustes rápidos |
Salesforce crece
cuando lo usáis
La plataforma ya está lista para SA y CEN. El diferencial Bellota será el hábito diario — y el orgullo — de Comercial, SAT e IT.
- Dueños Comercial SA y CEN nombrados
- Dueños SAT SA y CEN nombrados
- Dueño IT / integración nombrado
- Fecha de revisión a +30 días en el calendario
Bellota · Un CRM · Tres equipos · Dos mercados